文山会海不是一个褒义词，但作为沟通思想、凝聚智慧、部署任务、协同工作的重要形式和渠道，该开的会还是要开，会开好了也能创造生产力。开好会不是一件简单的事情，不论是会议主持（召集）、会务协调服务、会场纪律要求，还是会议决议的督办执行，每一个环节都直接影响会议的质量和效率。美国人亨利﹒马丁﹒罗伯特早在1876年就写了一本书叫《罗伯特议事规则》，专门教人怎么开会。最近微信圈热议的《万达怎么开会》，也从一个角度昭示了万达成为全球最大商业地产公司的发展轨迹。天下大事必作于细，古往今来必成于实，不论是罗伯特，还是王健林都告诉我们会议成功的秘诀：“严”和“实”。
       一、要把会前的功课“做实”。常言道台上三分钟，台下十年功，会议功夫在场外。
      1、这个会要不要开。当我们要举行会议解决问题的时候，首先要考虑，对于这个问题的解决，除了开会，还有没有其他方式。如果个别沟通或协商就能解决问题，就没必要开会，一个专门会议就能解决的问题，就没必要开大会，能现场解决的问题，就没必要到会议室研究。单纯追求“黑压压一片的气势”和“雷鸣般掌声的效果”是一种人力资源的浪费。“三严三实”专题教育开展以来，学校党委非常重视基层呼声，学校会议活动安排压缩了30%以上，实行“周三”无会日，威海校区一般通过视频参会，威海新校区、长清工程中心、留学生公寓等建设工地经常成了调度会场。把管理主动权下沉，把更多时间、空间还给二级院系。
       2、要主持个明白会。以学校内部的会议为例，议题一般来自三个方面，一是贯彻落实上级的指示精神、工作要求，二是本单位(部门)领导布置任务、协调工作，三是研究解决基层部门提出的问题。不论会议议题来自那里，作为会议主持人都要把为什么开会，开会解决什么问题，解决问题的路径有几条，会出现怎样的争论，会遇到多大阻力等等，进行充分的思考、调研、沟通，做到目标明确，路径清晰。盲目议论，没有结论，分歧越开越多，事情越开越乱，以其昏昏，怎能使人昭昭。这里有一个可供借鉴的案例：学校的党委会和院长办公会都有严格的会议程序，议题的产生、议题表的顺序、每个议题的时间控制等等主持会议的领导都要在会前反复沟通，仔细斟酌。
      3、要知道自己说什么。作为基层议题的提出者，不要只会带着问题来，更要带着思考来，带着调研数据来，带着部门间沟通的结论来，带着解决问题的方案来。不要只会问怎么办，而是让大家帮你选择哪种办法更好。不论是会议主持人还是报告人，都要用自己的嘴说话，有自己的语言风格，不要照本宣科，不要当传声筒，更不能简单强调谁说过，谁没说过，推诿扯皮，敷衍责任。比如学校第二次党代会的报告，从篇章结构、语言风格，到涉及到的每一项数据学校领导都经过反复研究、论证、核实，修改了17稿，力求表达地准确翔实。在各种会议上，我们经常看到领导们要么脱稿演讲，要么离稿阐释，言语中充满个人独特的思考和见解。
      4、说不明白怎么办？有些同志开会汇报，是长篇大论不知所言。据说在西藏高海拔地区开会，每个人的发言都不会超过5分钟，不然就会缺氧。用最少的语言讲明白事情，是一种表达水平，是一种工作态度，更是对与会者的尊重，我们要有缺氧的紧迫感。想不被憋死，我们就要多掌握几种数字表达方式，会熟练使用文字、表格处理软件，会用图片、动画展示场景，会用PPT演讲报告。在学校的会议议程表上都标有每项议题的时间，有必要会前演习一下，能不能在规定时间内完成汇报。使用Ppt要杜绝花里胡哨，能用3张不用5张，只捞干货，直奔主题。当然这3张都是筋骨，筋骨后要有超链接，如果领导问细节，可展开详细汇报。
      5、候会的时候干点什么。从会议议题表的编排、会议通知的发出、候会地点的确定，到坐席安排、签到等会务工作是影响会议进程的重要因素。会务组织强调的是严密、周到。议题表的安排也有技巧，比如一个人列席两项议题，那最好把这两项议题列在一起；会议通知不仅要说明会议时间地点，最好说明候会的地点，行走的路线，班车的安排，天气的状况等等；会议期间要考虑在会场外安排一个具有办公条件的候会室，候会不耽误办公，大家的时间都很宝贵。
      二、要把会中的规则“守严”。会议纪律的要求，发言程序的控制，讨论节奏的把握等决定了会议进程的效率。
      1、迟到5分钟不是小事情。一提起会风，大脑里会很快闪现出迟到早退，玩手机发微信，咬耳朵打瞌睡等种种画面。迟到5分钟不是小事情。一般来讲，不论大会小会，下一级要比上一级，主人要比客人提前早到5-10分钟，并在预定座位上就坐，如果座位没有名签，就应该尽量靠近主持人坐，而不是躲在角落里；如有特殊情况不能参会，应在会前一天向主持人亲自请假，不能捎假（代假）或事后补假。这不仅是一种尊重，更是一种对待会议的态度。
      2、开会不许找替身。有时认为会议对自己或本部门不重要，仅仅是列席会议，便随派个人听听会、走过场。参会不是代表个人，是要代表部门参会，派来的人要能拍板，能定意见，不能涉及到本部门时说：“不清楚”、“不归我负责”、“我回去汇报后才能确定”。一句话，要找个能管事的来开会。开会期间，主持人问什么就答什么，不能答非所问，不能一问到某关键事项是否完成时，就采取迂回战术，讲一大堆理由。其实大家最关心是结果，可以先讲结果，如需要再阐述原因。
      3、按时开会难，按时闭会更难。上课有拖堂现象，开会拖会更是司空见惯。要做到按时开会，按时闭会需注意三点：（1）会议通知时就明确会议开始及结束的时间；（2）合理安排切实可行的会议议程，明确每件事项的讨论时间；（3）会议主持人必须有效调动与会人员的积极性和控制好会议时间。 对于一些重要的会议，与会发言者要提前预演，要能做到只会缩时，不会拖延，每个发言都很精准，准时散会也就是一件很容易的事。要做到这一点，所有参会人员的时间观念和责任意识至关重要。 
       4、发言（辩论）不是吵架。会议发言一定要有秩序，按照会议议程表或主持人指定顺序进行，不能像山坡里的草横生竖长。会议发言用词要准确、清晰，不能含混不清。譬如，大概、几乎、或者、我觉得等词语都是一种不负责人的态度，让人不能接受。当你获得补充发言或辩论发言权利时，所有的发言辩论都应该指向主持人，不能带着自己的感情色彩针对辩论对手。例如，参会人员不能面向辩论对手说：“你在撒谎。”辩论时，不能指明对方的姓名，最好始终面向会议的主持人，否者，发言人之间就可能你来我往，唇剑舌枪。发言的秩序和情绪，需要会议主持人随时控制、调整。
       5、记录（纪要）不能带有个人情绪。会议记录（纪要）的目的是为了便于进行事后跟踪，它为会后各项工作的检查落实提供了重要保证，诸如对会议效果的检查，对参会人员日后的言行是否如一，会议决议是否得到及时执行等等进行检查。会议记录的总体要求是真实、准确、全面，要忠实于发言者的原意，不得添加记录者的观点。会议记录（纪要）的格式要统一，对会议名称、时间、地点、参会人员等要素不得缺失，凡是发言记录都要把发言者的名字写在前面，一定要按照发言顺序去记录。一个有经验的会议记录者，要在记录本上留出校正的地方，特别是没有听清的地方，要在会后通过录音等进行校正。记录人要在记录后面签名，对记录的内容负责。
       三、要把会后的执行“落实”。会议决议不落实等于会白开，白开会不如不开会。
        1、督察督办不是找茬。对会议决议的督察督办是保证决议落实，保证会议取得实效的有力保证。督察督察督办不是不信任，不是找茬、找麻烦，督察督办是对人，更是对事。督察督办是检查的过程，是督促提醒的过程，更是协调支持的过程。因此，各单位部门对待督察督办不要有抵触心理，要正视问题，正视矛盾，不回避、不隐瞒，有困难要及时沟通，寻求支持，调动一切积极因素，按时完成任务。
      2、督察督办不能放空炮。
      督察督办不能仅停留在口头上，当成耳旁风，要制度化，更要有新办法。按照互联网+的理念，我们设计开发了移动实时进程督办跟踪系统。这个系统的界面上设有两个彩色轴：一个工作进度轴，上面的滑块标志工作完成的进度（百分比），这个进度滑块由责任单位负责人移动、定位；另一个为时间轴，根据设定的任务开始、结束时间点，由电脑时钟自动控制移动。这个系统每周向责任单位负责人推送提示信息，如果时间结束而任务没有结束，责任单位要进行说明，并提出措施或进一步解决的方案；如果任务按时或提前完成，责任单位要提供佐证材料，由相关部门组织验收。