办公室作为学校的综合办事机构和校务运转枢纽，承载着信息交流枢纽、领导参谋助手、综合协调桥梁、全面服务师生等四大功能。学校目前正处在内涵建设快速发展的新机遇期，对办公室工作效率和服务水平提出了更高、更迫切、更精致化的要求。近年来，我们围绕学校中心工作，以“微创新”为动力， 不断进行创建开放式办公室系统的实践与探索。
       一、何为开放式办公室系统？
       关于“系统”，中国学者钱学森认为：系统是由相互作用相互依赖的若干组成部分结合而成的，具有特定功能的有机整体，而且这个有机整体又是它从属的更大系统的组成部分。学校办公室系统是由学校从事办公室工作的人员（包括学校办公室、二级院（部）办公室及其他单位（部门）的从事办公室工作的专兼职人员）、管理制度、工作流程、信息管理平台、设备设施、文化理念等要素构成的有机整体，它是支持学校大系统的子系统，围绕学校中心工作协调运行。运用系统的观点、系统的方法来整体考察办公室工作，体现了普遍联系和对立统一的哲学原理。
今天我们所说的创建开放式办公室系统，是指以一种开放的工作理念、开放的管理模式、开放的工作方法，去优化配置办公室系统内的人力、物力、财力资源，以期激发出系统的潜在能量，发挥出系统地整体优势，提高学校整个办公室系统的运行效益。开放式办公室系统体现的是流通性、参与性、透明性、协同性、创新性、统一性和标准化等特征，是与传统的分散、封闭、墨守的工作状态相对立一种全新的工作模式。
        二、创建开放式办公室系统的背景
        创建开放式办公室系统是学校教育事业快速发展的必然要求，其背景因素主要包括以下几个方面。
        1.多校区办学的地理环境要求
        目前学校在济南、威海两地三址办学，校区之间相距千里。开放式的办学环境，要求学校办公室在工作中，要统筹考虑各校区人员的配备、设施设备的配置、学科专业的特色、制度文化环境等多方面因素，进行及时、有效的沟通和协调，保证学校整体工作的同步有效运转。
        2.学校实施二级管理体制改革的要求
       学校正在逐步推行校、院（部）二级管理体制和绩效考核方式的改革，二级院（部）的办学自主权不断增大。随着学校管理机构的不断优化调整，二级学院（部）都设立了办公室机构，配备了专职办公室主任，其他教学和职能部门也都相对明确了负责办公室工作的人员。学校办公室和各二级单位办公室之间没有隶属关系，更没有上下级的领导关系，二级单位办公室之间也很少有直接的业务关系。但如果学校各办公室岗位、人员之间条块分割，相互封闭，不能及时的信息沟通，不能充分地共享资源，那么整个办公室系统综合协调的能力将会大大降低，沉没成本将会逐步上升。因此，亟需建立开放式的办公室系统，由学校办公室在业务上把各二级学院及职能部门的办公室资源聚集、整合起来，形成开放的大办公室工作体制，及时沟通信息，共享资源，分享成果。
       3.学校人才培养目标的要求
       学校内涵与外延的快速发展，与社会大系统的信息、物质的沟通、交流日益频繁。学校“培养交通事业一线的，具有国际化视野和成长力的工程师和管理者”的人才培养目标，决定了我们培养的人才要满足交通建设市场的需求，要与国际标准接轨。因此，我们的办公室系统不仅内部开放，更要向市场开放，向社会开放，向世界开放。
三、创建开放式办公室系统的实践与探索
学校正在进行二级管理和绩效考核的改革，路、海、空、轨的专业框架及精致化人才培养目标逐渐明晰，新的办公技术，新的工作理念不断涌现。面对千变万化的环境，我们要用创新的理念，不断改革工作方法才能逐步实现开放式办公室系统势的创建。但学校办公室作为沟通交流的枢纽、通道，就像汽车的底盘，要坚固、要稳定、要持续。因此他的“变”不能大开大合，不能左右摇摆，更不能超越现实，应该是逐步的，顺序渐进的。就是要通过一系列的“微创新”、“小改进”，跬步细流地去解决工作中的问题，提高工作效率，达成绩效目标。近年来，我们以“微创新”为动力，在队伍建设，制度完善，程序优化，新技术应用，管理模式改革等多个方面进行创建开放式办公室系统工作的探索，取得了阶段性的成绩，积累了一些实践经验。
      （一）不求所有，但求所用----建立动态的人才队伍管理机制
       人才队伍建设是开放式办公室系统建设的人力资源保障，通过对系统中不同人才的分类管理，激发了活力。
       1. 办公室系统人才队伍的分类
根据岗位和工作模式的不同，办公室系统工作人员分为多种类型。即有文秘、档案、机要、保密、法律咨询等专业性要求强的岗位，也有收发、文印、车队等不强调专业性的工勤岗位；即有学校办公室和二级院（部）办公室的专职工作人员，也有大量的兼职档案员、兼职信息员、兼职保密员、班车车长、班车站长等兼职工作人员；即有学校内部领导的关心，更有一批校外专家的支持；甚至还有食堂师傅、值班保安等外围人员的配合。
       2.人才队伍的分类管理
      对于专业性要求强的专职岗位人员要严把入口关，强化绩效考核，坚持日常学习制度，明确岗位职责及A、B替代岗设置。
      对于大量的兼职工作人员要明确工作职责，加强业务培训，采取一定的激励措施，增强他们的责任意识和团队认同感。
      对于校内领导和校外专家，要经常向他们汇报工作，听取他们的意见建议，并经常请他们参与业务培训，亲临现场指导工作。
      对于餐厅工作人员和值班保安等外围人员，要保持良好的沟通，帮助解决一些实际困难，培养他们的自信心和责任心，不断提升他们的服务质量。
      3. 建立岗位人员的流动机制
      根据工作需要，各岗位工作人员要允许合理的流动、交换。比如，实行A、B岗位的不定期互换体验，保证替代岗位的有效工作状态；二级单位的办公室与学校办公室，办公室系统与学生、基建、后勤等其他系统岗位每年有一定比例的人员交换流动，以激发工作热情，保证工作的活力；派出办公室系统岗位人员到企业、到机关挂职锻炼或出国进修，提升员工的事业成长力。三年来，学校办公室的人员流动率达到了60%。办公室系统合理、有序的人员流动不仅没有影响工作效率，反而带来了很多新思维、新方法、新手段，工作的精致化程度不断提升。
      （二）流程拐个弯，办事更顺畅-----建立透明的制度完善机制
       制度建设是开放式办公室系统建设的制度保障，制度建设要透明化，要人性化，要标准化。
       1.制度建设要透明化
       完善规章制度不是仅指把规章制度的网织得更严、更密，更是指规章制度的建设要让大家看得明白，便于执行，发挥效用。人们常说办公室开门三件事：办文、办会、办事。这办事又分四个层次：学人办事、教人办事、帮人办事、促人成事。其中的教人办事就是指教人们按规章制度办事。如何才能让第一次走进办公室的老师、学生尽快了解办事程序？我们把规章制度视频化、流程化、表单化，模板化。这样直观透明，基本上一看就懂，一想就会，多简单，多省事。学校办公室的所有的规章制度都实现了：一制度，一流程、一表单（一模板）。
      2.制度建设要人性化
      制度建设的宗旨是为广大师生服务，为切实保障师生跑一趟，成一事，我们站在服务对象的角度把工作流程进行合理变形，甚至多拐个弯。比如，印章管理的流程原本是一条直线，不论在那个节点受阻，都影响有效盖章，有时一个事要跑好几趟，非常辛苦。对印章使用流程改造后，（如下图）这个问题便彻底解决了，当然，这需要办公室工作人员付出更多的劳动。 
       3.制度建设要标准化
       每项制度都具有一定的全局性，制度建设不能闭门造车，不能想当然。办公室每项制度的修订完善不仅要在系统内部广泛征求意见，达成充分的共识，也要在系统外部进行深入的调研。办公室制度要细致、明确，保证可操作性。包括会议室要配备那些文具，怎么摆放，如何检查等都要有明确的描述；学校办公室的制度不能与上级的要求相冲突，保证制度的时效性；学校办公室的制度不能与学校其他单位（部门）的相制度冲突，保证制度的统一性；学校办公室的制度在办公室系统内部要有示范性，对二级院（部）办公室的制度建设具有指导性，保证制度的标准化。由于制度的模板化、标准化，有些工作如接待，虽然需要多个单位（部门）协同参与，但能做到无缝对接。
      （三）人人都是主角------建立训练体验式培训机制
        人员培训是开放式办公室系统建设的思想保障，通过培训才能统一认识，形成合力，达成目标。
       1.在开放的空间体验培训
      办公室是个综合服务机构，你的服务对象在哪里，你的服务就要跟踪到哪里。我们的业务培训要接地气，要有现场感，培训和服务结合起来，融为一体。比如，在接待过程中来宾经常要参观校园和实验、实训室，有时要在学校食堂用餐。那我们的接待培训就在校园内进行，要熟悉每条参观路线，要了解校园每一处文化景点，要把三棵杨树的故事，火车头的故事、诚信驿站、外语村的故事深情地讲述给大家，展示我们校园的美，表达我们对学校的爱；要深入到实验实训室，了解设施设备的构造功能，熟悉学校的专业架构；要深入到食堂灶房，要和食堂师傅一起定菜谱，学烹调，要把家常菜做出真滋味。又比如，法律服务业务培训就要深入到工地去，深入到学生班级、宿舍去，现场研究学习如何利用法律知识解矛盾，调纠纷，去维护学校和广大师生个人的权利、权益。
       2. 人人都是培训的主角
       办公室工作事务性强，操作性强，过去的培训模式比较单调，要么专家讲座，要么领读文件，往往是会上听得清清楚楚，会后忘得干干净净，效果不理想，培训走过场。训练体验式培训就是人人都是培训的主角，大家组团队、分任务，每个人都有当老师的机会。培训前大家紧锣密鼓查资料、求名师，认真制作PPT，精心准备各种道具。都想把自己最光彩的一面展示给大家。培训中创设各种工作情景，大家边讲边练，在互动操作中很快掌握了各种工作规范和技巧。比如，如何摆放参会人员的桌签，我们就创设了不同的参会人员组合，大家分组讨论、演示，在不断的训练体验中找到了感觉。
结合训练体验式培训，我们自编、自导、自演了一部90分钟的高校办公室业务培训教学片，拍摄的过程就是培训和学习的过程。主要内容包括：（1）办公室礼仪（2）接待工作程序（3）会议流程（3）日常工作流程（4）办公室综合文化展示（茶、酒等餐饮文化）（5）校园文化展示等。这些内容我们通过一个一个的故事串联起来，带着对师生的真挚感情去演绎自己的工作，去展示校园的美。教学片及脚本已由中国水电出版社出版。
        3.请进来，走出去，呼吸外面的新鲜空气
       我们的培训绝不自娱自乐，每一次培训都会邀请校内外的专家现场指导点评，教学片的拍摄过程中得到了山东电视台专家的大力帮助；我们更不是只在校内培训，每年都会选派人员外出参加学习、研讨，他们学习的体会将作为校内培训的素材；我们的培训覆盖面广，包括了办公室系统中各个岗位，不同单位（部门）的专兼职工作人员。
通过培训，大家找到了认同感、归属感；通过培训，大家敞开了心扉，碰撞出许多智慧的火花。
       （四）做办公软件的主人------OA系统的深度开发
      OA办公系统是开放式办公室系统建设的技术保障，充分应用现代办公技术和办公理念，起到事半功倍的工作效果。
      1.传统OA办公系统的缺陷
      学校目前运行的OA办公系统存在着（1）技术架构落后（2）兼容性差，不能跨平台使用，仅适用于windows平台（3）系统办文流程与实际办文程序不吻合（4）基础数据管理权限过于集中,管理效率低下（5）车辆、会议室等管理不完善、不适合使用等一系列的问题，功能亟待改造、提升。
       2.对OA系统的二次开发
       在对OA办公系统进行改造升级的过程中，我们不当看客，不作被动消费者。从完成招标时起，就主动与软件公司一道投入到二次开发及功能完善工作中。
（1）进行广泛的调研，充分论证。广泛征集校内办公系统用户的意见建议，并组成由学校办公室、职能部门、二级学院办公室等人员参加的OA系统二次开发工作组，到其他院校、软件公司等实地调研交流。
（2）开发工作组与系统研发工程师对系统程序代码进行修改，并进行现场调试、完善，避免使用中出现漏洞，造成损失。
（3）新的OA办公系统实现了公文流转的全数字化（不再有手签公文）；实现了通知公告的分类个性化；实现了管理权限的均衡化；实现了手机等移动终端链接的实时化，实现了多校区的视频会议。
       3.OA办公系统的门永远是敞开的
       新的OA办公系统大大改善了办公环境，提升了办公效率。在使用的过程我们将继续跟踪前沿技术，提出合理化建议，做软件工程师的参谋，使OA系统成为一个开放的，不断创新提升的办公软件平台。
     （五）看看与昨天有什么不同-----让创新成为一种工作习惯
开放式办公室系统地重要标志之一是他的创新性，创新是建设开放式办公室系统的动力保障。创新应从从身边开始，从小事开始，从细节开始，创新离我们并不遥远。
       1.喝一碗心灵鸡蛋汤
       办公室工作的特点有四高四低：强度高，能见度低；矛盾集中度高，预见性低；关注度高，容忍度低。这些特点要求办公室工作人员要有四高四低来应对：高调做事，低调做人；效率要高，成本要低；素质要高，期望值要低；认可度高，替代性低。这个“四高四低”很容易让大家陷入如履薄冰、谨小慎微、观望守成的保守心态。
如何打开心扉，碰撞出心灵火花，释放出创新的激情？每周办公室都利用中午时间有一个小聚会，或一杯清茶，或一杯咖啡，或一盘干果。不固定人数，不固定主题，大家轻聊慢饮，可以是工作，可以是家庭，可以是心情。通过沙龙式的活动，大家放下了包袱，活跃了思维，虚中见实，我们不期待心灵鸡汤的疗效，但在心灵鸡蛋汤的按摩下，碰撞出不少智慧的火花。其中，“倒三角”工作法，带点东西回家，看看去年的你等工作方法应运而生。
所谓“倒三角”工作法，就是工作思路、创新点等从科员到主任，自下而上逐级提出，上一级帮助下级进行可行性论证，提供实现条件。这样能使创新的热度蒸蒸日上，而不是“正三角”的上热下凉，“倒三角”工作法着重培养大家独立思考和自我成长的能力。
         带点东西回家，是指在外出参观、学习、研讨时，要用不同的视角去审视“他山之石”，找到可借鉴、可采纳的经验和思维带回来，并落实到我们的具体工作中，或改进方法，或启发思路。
看看去年的你，是指每年的年初每个人都要定个目标，在新的一年中想在工作的哪些方面进行创新、改进。年末总结中，要说说目标实现的情况，要比较与去年有什么不同，要找准位置，不断积累岗位成长力，不断增强不可替代性，做到日日新。
        2.短信里面有大文章
       在信息技术发达的今天，办公室的每一条短信里都有大文章。会议（活动）的短信通知都有具体的模板，短信的要素、发送时间的提前量都有明确规定。领导外出参加会议活动，应提前三天给当事领导、办公室主任（或分管主任）各发一份书面会议通知，以便统筹安排时间。提前一天给领导短信通知并同时通知值班驾驶员，提醒驾驶员注意天气和道路情况，选定行车路线。大型会议活动通知要准确，领导集合时间、地点和会议时间、地点要分开注明，不然早来了到哪儿去？根据会议活动气氛的需要，最好能提醒大家衣着的要求，以免误解浪费时间或出现尴尬状况。
       3.让班车越来越幸福
       学校长清校区距市区三十多公里，80%的教职工每天2个多小时要在班车上度过。班车的服务质量直接影响着正常的工作秩序和大家的工作情绪，因此，我们不断尝试一些新方法和新思路，提高班车幸福指数。
      （1）免费乘车。2012年以前学校班车收费服务刷卡或投币上车，不但操作麻烦，还给大家一个错觉，谁上课多谁花的成本高。经学校党委研究决定后，从2012年起，办公室按照免费模式运行班车，秩序良好，大家心情舒畅。
      （2）增加班次，优化路线。随着城市的发展，老师们住的越来越分散，城东、城西、城南、城北都有。本着就近乘车的原则，我们增加并优化了班次、路线和乘车点，班次由原来的两班增加到四班，路线由3条增加到8条（其中一个班次论证后可以上高速）乘车点增加了几十个，布局更加合理，保证了每个老师距乘车点不到10分钟路程。
      （3）设置站牌。由于班次、路线的增多，很多老师（特别是新教师或寒暑长假后）对自己的乘车路线有些模糊，到了发车点东张西望，为弄清楚上哪辆车大费周折。为此我们在长清校区的每个发车点都设置了站牌，详细绘出每辆车的行车路线和停车点，老师们一眼过去，了然于胸，再也不担心上错了车。
      （4）设立车长（站长）。俗话说：没有不下雨的天，没有不出事的车。如果班车在路上意外抛锚怎么办？谁来挺身而出及时协调大家疏散？谁来把大家的乘车意见和建议及时反馈给车队？光靠车队长是鞭长莫及的。我们采用推荐、考察的形式在每趟班车上选定两位热心、负责的老师担任车长（或站点站长）。他们成了老师、驾驶员、车队之间联系的纽带、桥梁，在维护乘车秩序，协助车辆调度等方面发挥了积极作用。
      （5）送站接站。由于教学进程的变化，特别是学校考试、会议等活动期间乘车人数不好确定。比如，下午3:30的班车平时可只发一辆，可在期末考试期间由于监考老师的增加，可能要发两辆。为准确把握乘车动向，保证把每一位老师安全送回家，我们实行送站制度，即在比较敏感的时间段，车队负责人要到发车点送站，现场及时调度车辆。有时候，我们的班车还发挥“邮车”的作用，在无影山和长清校区之间，替各单位、部门传递资料、物品。在他们不方便及时取货的时候，办公室就派人到停车点代收，代运。
       （6）装上移动wifi，车上可以办公啦
       很多老师在班车上每天要度过两个小时，这两个小时的宝贵时间如何打发？从2015年开始我们在所有班车上安装了移动wifi设备，老师们可以在班车上免费上网啦。通过手机就可以在车上使用移动OA系统浏览通知，发送文件；有的老师说每次乘车都胆战心惊，生怕错过了车。为让老师们安心，在每辆班车上我们都装了GPS定位系统，在手机上下载一个APP插件，老师们候车时可随时给班车定位，掌握班车离自己的站点还有多远，心里踏实多了。
       （7）让班车更有文化味
      班车给人的印象是单调乏味，怎么让班车生活丰富起来、生动起来、充实起来？和学校团委合作，组织学生采编、录制校园新闻，班车新闻成了每天早上老师们的第一道大餐。教学改革、校区建设、对外交流等等，学校的大事小情坐在车上尽收眼底；班车讲坛，让班车增添了学术气氛。学校教学改革的MOOCS视频，老师们微课比赛的精彩镜头，不时闪现在班车的电视屏幕上。真人现场秀，老师们现场版的论坛正在筹划中，很快在我们的班车上将响起慷慨的陈词和热烈的掌声。
我们这都是一些“小动作”，小到有些人觉察不到。但这些“小动作”积累起来，就像有些老师讲的那样“班车就越来越幸福了”。
       4. 家常菜做出真知味
       党的群众路线教育实践活动开展以来，对党政机关的接待要求非常具体、明确。不是来了客人不能吃饭，而是不能违规、不能超标，不能奢侈、不能浪费。原先接待有时走入了误区，好像花的钱越多越好，上的菜越贵越有营养，结果是“味道不对，剩了一堆，造成浪费”。现在我们的接待用餐都在学生食堂安排，保证原材料的安全；在家常菜上下功夫，追求适合客人的的口味；以汤菜为主，便于分餐，健康卫生；菜量与人数比例适当，减少浪费。
       5.一年省了100包纸，拯救了一片小树林
      传统会议模式，一般提前把发言或讲话稿发给每一位参会人员。不要说大型会议，就是学校的党委会、院长办公会等日常会议有时也要分发一包纸的材料。纸质材料由于缺乏交互性和表现力，接受起来困难，容易使人走神瞌睡。在领导支持下，我们尝试取消会议纸质材料，改用多媒体演示汇报的新会议模式。一年来的结果表明，不但节约了纸张，提高了会议效率，更重的是大家的多媒体技术应用水平有了大幅度提高，再也不怵做个“PPT”了。
      6.少跑了5万公里
      学校两地三址办学，相隔千里，从威海到济南开次会要花费两天的时间，近两千元的费用，很不经济。我们充分利用OA办公系统中的视频会议功能，实现了三个校区会议的实时转播与互动，每年节约经费十几万元，少跑了5万公里路程。
       7.会议室里的百宝盒
      便笺纸、笔（签字笔、铅笔等）、面巾纸、橡皮、裁纸刀，甚至老花镜等是会议室常用的文具，而这么多文具的摆放，常常是丢三落四。为使会议室更加人性化，我们在会议室配备了多功能文具盒，把这些文具集成起来，统一摆放，使用起来方便多了。
       8.压膜椅签真方便
       一些大型会议，要求各单位部门人员分区就座。过去每次开会都要打印一遍椅签，一般五六十张，裁好后用胶带纸粘到椅背上，用完还要撕下来，费时费力，很是辛苦。我们的工作人员想了个办法，把椅签压膜后，装上两个铁夹，可直接加在椅套上，反复使用，这样就方便，又卫生。
       9.一年省出7个工作日
       学校重要的会议，如：党委会、院长办公会等都要提前做出会议表，列出每项议题的名称、汇报人，列席人等。议题比较多是，汇报人和列席人侯会的时间不好掌握，来早了耽误自己的时间，来晚了耽误大家的时间。为此，我们给每项议题确定了大致的时间，并努力把汇报人或列席人相同的议题排在一起，大大节约了参会人的时间。有参会比较多的部门负责人说，这样的会议表，一年能给他省出7个工作日。
       四、未来工作的几项思考
       1.开放式办公室系统的建设永远在路上
       开放式办公室系统的建设是一个过程，是一种思维方式，是一种工作氛围。这个过程没有终点，也就是常说的没有最好，只有更好。在工作中不能满足，不断学习借鉴新的理念，新的技术，进一步提高工作的精致化水平。
       2. 开放式办公室系统的建设不是孤立的
       每个系统都不是孤立的，他需要与外界其他系统进行信息和能量的交换。开放式办公室系统的建设需要学校大系统的支持，需要与学生、后勤、教务等各个系统之间的协调互动，才能发挥出其应有的作用。