大办公室的“大”不是指办公室的人多，更不是指办公室的权力大。而是指在业务上要把各二级学院及部分职能部门的办公室资源聚集、整合起来，形成开放的大办公室体制；在工作理念上办公室工作要有大视野，要有全局观，要围绕学校的中心工作考虑问题；在工作态度上办公室要有大气度、大胸怀，不争功，不诿过，甘于做幕后工作；在工作能力上，要有高素质，要有真本事。“大”是精致办公室文化的精神追求。
    一、开放的大办公室体制（信息互通，工作联动，成果共享）。
    我校在威海、济南两地办学，三个校区相隔千里。无影山、济南长清三个校区，随着学校管理机构的不断优化调整，我校十三个二级学院都成立了办公室，任命了专职办公室主任，其他教学和职能部门也都明确了负责办公室工作的人员，也就是说学校对办公室工作空前重视。学校办公室和各二级单位办公室之间没有隶属关系，更没有上下级的领导关系，二级单位办公室之间也很少有直接的业务关系。但如果各办公室之间条块分割，不能及时的信息沟通，不能充分地资源共享，那么办公室综合协调的能力将会大大降低，甚至会出现组织内耗现象，会积累一些负能量。因此，学校办公室有义务在业务上把大家组织起来，把各个办公室的门都打开，形成开放的大办公室体制，及时沟通信息，共享资源，有了困难大家分担，有了成绩大家分享，积累幸福的正能量，实现工作效率的最大化。另外，开放式的办公室体制不仅指内部的开放， 也是指对外的开放，对兄弟院校，对上级部门如教育厅、交通厅办公室的开放，要不断地学习借鉴，我们才有思维的活水，才有进步的动力。
    二、用“微创新”构造精致办公室文化的实践探索。
    过去一年多的时间里，学校办公室在理念创新，制度建设，程序优化，新技术应用等多个方面进行“微创新”探索，取得了阶段性的成绩，积累了一些实践经验。
    （一）培训打开办公室的门。
     2012年学校办公室组织、参与组织、参加的培训有十余个，这些培训从理念（认同感、归属感）、态度、方法等不同的角度打开了办公室的大门，吹进了徐徐清风。
    在组织部组织的全校新任处级、科级干部（包括所有二级单位新任的办公室主任）培训班上，我们以“走进办公室”为题，把办公室的工作性质，工作内容，工作方法，工作思路向大家做了详细、具体的交流、沟通，提出了“大”办公室的概念，收到了积极的反响。
在学校办公室组织的二级学院办公室主任培训会上，我们聘请省高校工委、省教育厅办公室领导讲理念，谈体会；请管理学院的专业教师讲礼仪，谈规范；举行仪式，聘请上级部门办公室领导、兄弟单位办公室领导、相关专业教师作为办公室文化建设的顾问。大家互动交流，切磋方法，演示技巧，大家的心扉打开了，大办公室的理念慢慢形成了。
    在学校年鉴编写、档案整理的专题培训会上，我们请学校分管领导讲工作的意义，宣读学校聘任兼职档案员的通知，进行详细的任务分解和技术培训。通过培训使大家认识到，这些工作不再是“学校办公室的工作”，不再是给“学校办公室帮忙”，而应是大家份内的工作，是“咱们”办公室的工作。改变了大家要我干的消极心态，形成了确定目标、开展工作、检查验收、考核评比、表彰奖励的绩效循环模式。2012年一年增补、新编了5年的年鉴，其中“山东交通学院年鉴（2011卷）”参加省政府评比，获得二等奖的好成绩。全校档案归档工作，也克服了档案室搬家带来的困难，高质量完成任务。
    参加上级部门组织的办公室工作培训是学知识、长见识、开阔视野的重要方式。我们拆除了“大”、“小”办公室的壁垒，积极协调时间、经费问题，使二级单位办公室的同志得到更多的外出培训、学习机会。给年轻人更多的机会，不怕他们进步的快，比我们强，让他们在“大办公室中”找到归属感、认同感，树立事业心，责任心。
在行政车队开展的驾驶技术大比武，新交规及驾车礼仪的培训，形成了讲安全、讲文明的新风气，车队经济效益和服务水平有了明显改善。
    （二）细节永远是精致化的核心。
    一年多来，学校办公室新建或修订了近三十项工作程序，每项程序都配备了流程图和文档模板，使工作细节更加清晰，工作流程更加规范，执行起来一目了然。这些程序已通过院长办公会讨论并发至各单位部门，起到了一定的示范和借鉴作用。比如，学校内部常规会议（学校党委会、院长办公会等）会议议程表格化，每个议题的汇报时间，汇报及列席人的候会时间都有清楚的标注，保证了会议进程的流畅，大大提高会议效率。再比如校内会议（活动）通知，如果只在每周五书面或通过办公网发一次下周会议（活动）安排，领导们公务繁忙很难一下子记住一周的活动安排，我们就要提前一天左右（太长了不容易记，太短了没有准备时间）用短信（飞信）再通知一遍，短信的内容要有主任审核；如果由于信号等原因领导没有回短信，应打电话具体落实一遍，切不可自以为是；领导外出参加会议活动，应提前三天给当事领导、办公室主任（或分管主任）各发一份书面会议通知，以便统筹安排时间。提前一天给领导短信通知并同时通知值班驾驶员，提醒驾驶员注意天气和道路情况，选定行车路线。大型会议活动通知要准确，领导集合时间、地点和会议时间、地点要分开注明，不然早来了到哪儿去？根据会议活动气氛的需要，最好能提醒大家衣着的要求，以免误解浪费时间或出现尴尬状况。再比如对外接待活动，由于外来人员对学校环境可能不太熟悉，我们就要设立指示牌或安排引导员；参加活动的人员对活动安排可能不太清楚，我们要制作活动指南，如果有会议要有清晰的会议议程并提前通知讲话领导做好准备；参加活动人员之间可能不太熟悉，我们就在会议或就餐时摆好席签及人员清单；如果有考察参观活动，我们就提前设计路线（优化路线、考察路况），安排好讲解人员等等。再比如用餐，有时走入了误区，好像花的钱越多越好，上的菜越贵越有营养，结果是“味道不对，剩了一堆，造成浪费”。我们的接待用餐就在学生食堂安排，保证原材料的安全；在家常菜上下功夫，追求适合客人的的口味；以汤菜为主，便于分餐，健康卫生；菜量与人数比例适当，减少浪费。精致只有每个细节都以“分”计算时间，以“米”计算距离，才能做到整个活动细节的完美和各环节流畅衔接。
    （三）以新思路、新方法建设幸福班车。
    学校长清校区距市区三十多公里，80%的教职工每天2个多小时要在班车上度过。班车的服务质量直接影响着正常的工作秩序和大家的工作情绪，因此，我们不断尝试一些新方法和新思路，提高班车幸福指数。
1．免费乘车。2012年以前学校班车收费服务刷卡或投币上车，不但操作麻烦，还给大家一个错觉，谁工作时间长，谁上课多谁花的成本高。经学校党委研究决定后，从2012年起，办公室按照免费模式运行班车，秩序良好，大家心情舒畅。
2．增加班次，优化路线。随着城市的发展，老师们住的越来越分散，城东、城西、城南、城北都有。本着就近乘车的原则，我们增加并优化了班次、路线和乘车点，班次由原来的两班增加到四班，路线由3条增加到6条（其中一个班次论证后可以上高速）乘车点增加了十几个，布局更加合理。这些措施解决了大部分老师上完课回不了家，倒两次车公交才能坐上班车的后顾之忧。
3．设置站牌。由于班次、路线的增多，很多老师（特别是新教师或寒暑长假后）对自己的乘车路线有些模糊，到了发车点东张西望，为弄清楚上哪辆车大费周折。为此我们在长清校区的每个发车点都设置了站牌，详细绘出每辆车的行车路线和停车点，老师们一眼过去，了然于胸，再也不担心上错了车。
4．设立车长。俗话说：没有不下雨的天，没有不出事的车。如果班车在路上意外抛锚怎么办？谁来挺身而出及时协调大家疏散调车？谁来把大家的乘车意见和建议及时反馈给车队？光靠车队长是鞭长莫及的。我们采用推荐、考察的形式在每趟班车上选定两位热心、负责的老师担任车长。他们成了老师、驾驶员、车队之间联系的纽带、桥梁，在维护乘车秩序，协助车辆调度等方面发挥了积极作用。
5．送站接站。由于教学进程的变化，特别是学校考试、会议等活动期间乘车人数不好确定。比如，下午3:30的班车平时可只发一辆，可在期末考试期间由于监考老师的增加，可能要发两辆。为准确把握乘车动向，保证把每一位老师送走，我们实行送站制度，即在比较敏感的时间段，车队负责人要到发车点送站，现场及时调度车辆。有时候，我们的班车还发挥“邮车”的作用，在无影山和长清校区之间，替各单位、部门传递资料、物品。在他们不方便及时取货的时候，办公室就派人到停车点代收，代运。（12万人，12万公里）
我们这都是一些“小动作”，小到有些人觉察不到。但这些“小动作”积累起来，就像有些老师讲的那样“班车就越来越幸福了”。
    （四）应用新技术，工作更轻松
    及时跟踪、应用新的办公技术，是实现工作精致化的有效途径。会议模式的改进是新技术应用典型范例。
传统会议模式，一般提前把发言或讲话稿发给每一位参会人员。不要说大型会议，就是学校的党委会、院长办公会等日常会议有时也要分发一包纸的材料。纸质材料由于缺乏交互性和表现力，接受起来困难，容易使人走神瞌睡。在领导支持下，我们尝试取消会议纸质材料，改用多媒体演示汇报的新会议模式。一年来的结果表明，不但节约了纸张，提
高了会议效率，更重的是大家的多媒体技术应用水平有了大幅度提高，再也不怵做个“PPT”了。